De artiestenafdeling in FestivalOS
Alle boekingen, contracten, riders, handtekeningen en betaalafspraken van Kingdance en Dance4Liberation op één plek, ondersteund door AI die elk contract naast de voorgaande jaren legt. Van los papierwerk in Dropbox naar één beheerste afdeling.
Het meeste artiestenwerk is nog handwerk
Zodra een artiest bevestigd is, begint het papierwerk: contract, hospitality rider, technische rider en voorwaarden, allemaal op naam van Kingdance BV. Verzamelen, doorlezen, doorstrepen waar nodig, laten tekenen door John, terug voor tegentekening. Plus de factuurafspraken, betaling vier weken voor het festival.
Nu staat alles verspreid in Dropbox en zit de kennis van vorig jaar in een paar hoofden. Dat werkt, maar kost tijd, is foutgevoelig en de directie mist het overzicht. Daarvoor is Artist OS in het masterplan opgenomen.
Module 10 uit het masterplan, nu voorzichtig geactiveerd
Artist OS staat al in het masterplan: boekingen, contracten, riders, hospitality, timetables en artiestendossiers op één plek. We stellen voor die module nu stap voor stap te gaan bouwen, zonder de werkwijze met Absolutely Fresh te verstoren.
De kern: één afdeling waar per artiest alles samenkomt, van eerste optie tot laatste betaling, met een geheugen dat elk jaar slimmer wordt.
Van afhankelijk naar eigen grip
Nu leunt de line-up sterk op de programmeur van Absolutely Fresh en zitten afspraken en voorwaarden verspreid over papier en losse mailboxen. Een kernonderdeel van het festival hangt daarmee aan kennis buiten de eigen organisatie.
Door dit zelf op te bouwen verhuist die kennis naar High Energy Events: eigen inzicht in wie, waar en tegen welke fee te boeken is, en een eigen speelveld van artiesten dat elk jaar groeit. De mails van Marc, de afspraken, contracten en riders gebundeld en doorzoekbaar op één plek.
Meer dan een tool, dus: een investering in autonomie. Minder kwetsbaar als iemand wegvalt, sterker aan de onderhandelingstafel, want elke boeking maakt het geheugen rijker. De samenwerking met Absolutely Fresh blijft bestaan.
De volledige artiestenketen, in acht onderdelen
Van de boeking tot de marketing, alles wat nu los loopt komt in één afdeling samen.
Boekingspijplijn
Wishlist, opties en bevestigingen per festival, area en tijdslot, met een duidelijke status.
Artiestdossier
Per artiest één plek: contract, riders, contactgegevens, hotel, transport en hospitality.
Contractkluis
Alle documenten geordend en terugvindbaar, van concept tot getekend. Dropbox blijft de opslag.
AI-contractcheck
Elk contract en elke rider automatisch vergeleken met vorige jaren van dezelfde agency.
Handtekeningen
Paraaf en handtekening van John in één actie, digitaal, automatisch terug voor tegentekening.
Riders & hospitality
Technische en hospitality riders met een status, zodat productie en catering op tijd weten wat er speelt.
Facturen & betaling
Automatische controle op tenaamstelling en bedrag, betaling standaard vier weken vooraf.
Agency & content
Gestructureerde uitvraag van press kits, content en advertentietoegang, met AI die de opvolging automatiseert. Gekoppeld aan Marketing OS.
Wat een agency niet kan: geheugen van alle jaren
Van dezelfde agencies hebben we de contracten en riders van jaren liggen. Nieuw papierwerk legt Artist OS naast vorig jaar en naast onze eigen huislijn van wat we nooit accepteren, en laat in gewone taal zien wat nieuw is, wat afwijkt en wat we eerder doorstreepten.
Ruben beoordeelt en past aan, John tekent. Elke streep maakt de huislijn slimmer. Opgebouwd geheugen dat niemand anders in de keten heeft, en dat naast tijd ook risico wegneemt.
Beheerst en met minder handwerk
Contract en riders komen in de kluis. De AI vergelijkt automatisch met voorgaande jaren en de huislijn.
Een helder reviewblad: nieuw, afwijkend, en wat we eerder doorstreepten. Ruben keurt goed of past aan.
Paraaf en handtekening in één actie. Automatisch terug naar de agency, tweezijdig getekend, gearchiveerd.
Niet alleen papierwerk, maar een brein van relaties en deals
Onder de afdeling ligt een datalaag die elk jaar rijker wordt: agencies, artiesten en deals aan elkaar geknoopt.
Relaties & contacten
Elke agency, boeker, manager en artiest in één relatielijst, met de deals, mails en contracten die eraan hangen.
Deals: hoe, wie, wat, waar
Elke boeking als navolgbare deal: artiest, agency, boeker, fee, festival, area, tijdslot en status.
Cijfers naast elkaar
Fees, agencies en area's van jaar tot jaar naast elkaar. Wat kostte deze act toen, wat vragen ze nu.
Automatische vangst
Afspraken en deals uit mails en agenda's automatisch aan de juiste artiest en agency gehangen.
Eén bevestigde boeking zet vier afdelingen in beweging
De artiestenafdeling is de trechter waar elke boeking doorheen gaat. Zodra een act bevestigd is, stroomt de juiste informatie automatisch naar de afdelingen die ermee verder moeten.
Reveal en bereik
Reveal-planning, press kits, content en advertentietoegang. Gekoppeld aan Marketing OS.
Productie op tijd
Technische rider, stagetijden, area en timetable. Productie weet op tijd wat er speelt.
Op locatie geregeld
Hospitality, dressing rooms, catering, gastenlijst en logistiek staan klaar.
Voorspelbare cashflow
Fee, betaling vier weken vooraf en factuurcontrole op bedrag en tenaamstelling.
Automatisch waar het kan, met jou erbij waar het telt
Standaard loopt de doorstroom vanzelf. Wil je ergens meebeslissen, dan zetten we daar een akkoordmoment: de doorstroom wacht op jouw ja. Inzicht in de hele keten, inspraak waar het telt.
Wat het jullie oplevert
Overzicht op één plek
Per festival zien welke artiesten bevestigd zijn, wat getekend is en wat nog open ligt. Geen zoektocht door mappen.
Minder risico
Elke afwijkende clausule wordt eruit gelicht voordat er getekend wordt. Eén verkeerde rider of factuur kost geld, dat vangen we vooraf af.
Tijd terug
Verzamelen, vergelijken en tekenen gaat van uren per artiest naar een gestroomlijnde flow. Over twee festivals honderden uren per jaar.
Grip op de betalingen
Betaling vast op vier weken vooraf, met automatische controle op bedrag en tenaamstelling. Voorspelbare cashflow.
Meer uit marketing
Het eigen bereik van de artiest blijft nu grotendeels onbenut. Press kits, content en advertentietoegang komen gestructureerd binnen, AI stuurt de opvolging. Reveals en campagnes landen op tijd, gekoppeld aan Marketing OS.
Geheugen dat blijft
Kennis over wat we wel en niet accepteren zit in het systeem, niet in een paar hoofden. Uitval slaat geen gat meer.
In fasen, waarde eerst, risico laag
We bouwen op in de volgorde die het snelst oplevert en de lopende afspraken niet verstoort. Na elke fase staat er iets bruikbaars.
Contractkluis en boekingspijplijn
Het fundament: per artiest een dossier met de Dropbox eronder, plus een pijplijnbord per festival. Meteen overzicht op wie geboekt is en waar het papierwerk staat.
AI-contract- en rider-intelligentie
Voorgaande jaren inladen en elk nieuw stuk automatisch vergelijken met vorig jaar en de huislijn. Dit is het onderdeel dat de module zichzelf laat terugverdienen.
Digitale handtekeningen
Paraaf en handtekening in één actie, tweezijdige tekenstatus en automatische archivering. We koppelen Dropbox Sign, dat native in jullie Dropbox archiveert.
Facturen en betaalcadans
Controle op tenaamstelling, bedrijf en bedrag tegen het contract, met de betaling automatisch ingepland vier weken voor het festival.
Agency-communicatie en marketing
Gestructureerde uitvraag van content, press kits en advertentietoegang, met AI die de opvolging automatiseert. Rechtstreeks gekoppeld aan Marketing OS, zodat het eigen bereik van de artiest wordt benut voor reveals en campagnes.
Digitale handtekeningen via Dropbox Sign
Dropbox Sign is de officiële e-signature-dienst van Dropbox. Juridisch geldige handtekeningen, en het getekende contract komt automatisch terug in jullie eigen Dropbox. Omdat jullie Dropbox al als contentbank gebruiken, sluit het naadloos aan op waar het papierwerk toch al staat.
Versturen vanuit het dashboard
Eén knop bij een goedgekeurd contract. John tekent eerst namens Kingdance BV, met een paraaf op elke pagina en de handtekening op de laatste. Daarna gaat het automatisch naar de agency voor tegentekening.
Tweezijdige status, live
Per contract zie je wie al getekend heeft en wie nog moet. Geen mailmappen afzoeken, de stand staat gewoon in het artiestdossier.
Automatisch gearchiveerd
Zodra beide partijen getekend hebben, schrijft Dropbox Sign het definitieve contract terug in de juiste Dropbox-map, met een audit trail als bewijs van wie wanneer tekende.
Nuchter ingericht, tegen kostprijs
De agency tekent gewoon vanuit een e-mail, precies zoals ze dat gewend zijn, dus we hoeven geen dure in-app variant af te nemen. Het abonnement zetten we alleen aan in Q4 wanneer er geboekt wordt en daarna weer uit, wat neerkomt op grofweg 200 tot 250 dollar voor het hele seizoen, tegen kostprijs doorbelast. Een standaard elektronische handtekening met audit trail is voor artiestencontracten ruim voldoende, zwaardere identificatie is niet nodig.
Eén investering, volledig in FestivalOS gebouwd
Artist OS wordt volledig binnen FestivalOS ontwikkeld en sleutelklaar opgeleverd. Eén heldere investering voor de hele afdeling, van boekingspijplijn tot handtekeningflow.
Ter vergelijking: verzamelen, controleren en tekenen kost per artiest nu al enkele uren, over een seizoen honderden uren, nog los van het risico dat we vooraf afvangen.